一、发文处理的一般过程
　　1．第一阶段：文稿的形成
　　（1）拟稿。指撰拟公文文稿。（2）会商。是指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意或配合时所进行的协商活动。（3）核稿。是指拟就的文稿在送交有关领导签发或会议讨论通过之前，由部门负责人或经验丰富、水平较高的秘书人员对文稿所做的全面核查工作。（4）签发。指由机关领导人或被授予专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿和发出意见并签注姓名、日期的活动。
　　2．第二阶段：公文的制作
　　（5）注发。是指在定稿形成后，批注缮写印发要求的活动，其作用是使签发意见进一步具体化、技术化。（6）缮印。是指以誊录抄写、印刷等方式制作供对外发出的公文。（7）用印或签署。即在印毕的公文上加盖发文机关的印章，或请有关领导者在公文正本上签注姓名。其作用均为表明公文的正式性质和法定效力。
　　3．第三阶段：公文的对外传递
　　（8）分装。指按照规定具体拣配和封装公文。
　　（9）发出。指将已封装完毕的公文以适宜的方式发送给受文者。
　　4．第四阶段：处置办毕公文
　　包括：立卷归档、暂存、销毁等。这一程序具有很强的确定性和不可逆性。

　　二、发文办理活动的方法要点
　　（1）文稿撰拟。
　　（2）会商。会商的作用主要是维护公文的合法性、有效性，维护政令的一致。
会商由发文机关主动组织，就有关问题协商完毕取得一致意见后，应请这些机关或部门的有关责任者签注会商意见。会商意见应签在“发文稿纸”的有关栏目内，要写明对有关内容是否同意，并亲笔签名和注明时间。会商时应注意如下诸点：①协商的对象应齐全没有遗漏。为保证公文合法并有效，被其内容所涉及职权的所有机关或部门都在协商范围之列，应广泛征求其意见，征得其肯定或配合。②协商过程中，如未就有关问题取得一致，应及时向有关上级机关反映情况，请求指示，如未获准，不得按自己的意见向下行文。③协商时可采取多种具体方式，可以“跑会”，即主动到对方驻地去面商；也可以“函会”，即向对方寄发草稿和有关函件，请其签注意见后再寄回；也可以用会议方式同时召集有关机关或部门的责任者一起协商讨论，取得一致意见。
　　（3）核稿。核稿的重点是：①是否需要行文，是否具备行文条件，发文名义是否合适，有无错用。②文种是否正确、规范，行文方向是否正确、准确，有无多头主送、滥抄滥报、违制越级行文等现象，公文能否对受文者产生预计的影响。③公文内容是否合法，是否真实准确、明确具体、界线清楚、前后一致、切实可行、详略得当。④公文格式是否规范、正确，文体是否正确，结构是否齐全完整。⑤语言表达是否简明、得体、有条理，是否合乎语法、逻辑，是否准确，易于理解，没有歧义。主题是否明确显露，人名、地名、时间、数字、引文是否准确。标点是否正确，字迹是否工整清晰规范。⑥公文是否经过一定会议讨论通过，是否经过会商，是否需要上报。
　　（4）签发。根据签发人的身份、地位及工作程序的不同，可分为：
　　正签——签发人在自身法定职权范围内签发公文。
　　代签——根据授权代他人签发公文。
　　核签——又称加签，指上级领导人签发下级机关或部门的重要公文。
　　会签——两个或两个以上机关行文时，由各机关的领导人共同签发公文。
　　作好签发工作，必须做到：①不得越权签发公文。②必须先核后签。③联合行文时，必须做好会签工作，使各机关或部门领导人均履行签发手续。④必须在“发文稿纸”相应栏目内批注定稿及发出意见（如“发”、“急发”等）并签注完整的姓名与日期，不要只签姓或只签名，不要只签姓名不批注意见。如为代签应标注“代签”等字样。
　　（5）签署。是指签发公文的领导人亲笔在正式发出和使用的公文正本落款处签注姓名。签署权为机关正职负责人所有，除特殊情况，一般不能由副职代签。

　　三、发文管理活动的方法要点
　　（1）注发。注发的项目和相应的工作包括：①明确公文的具体发授范围，公文阅读的级别，标注公文的时限、密级，规定印刷份数和发出时限。②明确公文的制作方式。③给发文字号。④进行版式设计。⑤向催办部门销办。注发的批注内容应填在“发文稿纸”的相应栏目内，并在专门设立的登记簿册或单据上加以记录。
　　（2）校对。①一般公文需校对2～3次后方能付印，重要或上报的公文的校次还需适当增加，并有二人以上参加校对，以确保公文质量。②校对方法用：对校、折校、读校。
　　（3）用印。用印的注意事项有：①原则上以谁的名义制发公文，就用谁的印章。必要时可为下级机关的公文代章。代章时应标明“（代章）”字样。公文业务性强，仅涉及某一项专项职责时，可用专用章。②用印前须履行批准手续，不经规定领导者签发的公文一律不予用印。③用印次数，以领导者批准印发的份数或常规规定的份数为准，不得随意增加。④印章及供拼装在印版上使用的印模须保管在文书部门专人手中，使用时须由其监印，用毕迅速退回。以照相、静电复印制成的印模用毕应尽快返回文书部门或就地监销。⑤印章应盖在成文日期上方，并注意上不压正文、下压日期。应使用质量较好的印泥作为字迹材料，除专用章外，印泥应为红色。印迹必须端正、清晰、完整。⑥用印情况须做正式记录。
　　（4）分装。具体步骤包括：①由内收发人员清点份数，按领导签发意见和注发要求拣配公文。②由内收发人员进行发文登记。③装封。④捆包。⑤将装好的公文交外收发。
　　（5）公文的对外发出。发出公文就是将已封装完毕的公文以多种方式传递给受文者，这项活动主要是机关外收发（通信机要部门）的职责。其工作步骤主要包括：①同内收发人员履行签收手续接受公文；②清点检查数量和封装质量；③登记；④投送并同接取公文的有关方面履行签收手续。

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